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NORMAS E PROCEDIMENTOS

Reembolso dos atos gratuitos

Com o objetivo de informar nossos colegas responsáveis pelos Cartórios de Registro Civil das Pessoas Naturais, a Comissão Gestora do Fundo de Custeio do Registro Civil, elaborou as Normas e Procedimentos para o ressarcimento dos atos gratuitos praticados pelas Serventias, visando proporcionar agilidade na conferência das planilhas demonstrativas e consequentemente o repasse.

Este comunicado revoga todas as instruções divulgadas, ressaltando porem, que em havendo necessidade, a Comissão Gestora do Fundo de Custeio, divulgara instruções adicionais de adaptação a este instrumento operacional.

AOS TITULARES OU DESIGNADOS PARA RESPONDER PELO EXPEDIENTE DOS CARTÓRIOS DO REGISTRO CIVIL DAS PESSOAS NATURAIS E REGISTRO CIVIL DAS PESSOAS NATURAIS E ANEXOS.

Repasse das Parcelas de Compensação dos Atos Gratuitos Praticados e Complementação da Receita Bruta Mínima

1. Planilha Demonstrativa dos Atos Gratuitos Praticados (Planilha Modelo no site do SINOREG-SP - Provimento CG nº8/2000)

a. A Planilha foi elaborada e padronizada, para agilizar a conferência e em especial o repasse.

b. A Planilha demonstrativa com os comprovantes dos atos gratuitos deverão ser entregues na sede do SINOREG-SP, até o 5° (quinto) dia útil do mês subsequente ao da prática dos atos. A Planilha que for entregue (protocolada) na sede do SINOREG-SP após o 5° (quinto) dia útil, o ressarcimento poderá ser efetuado no último dia do mês subseqüente ao da prática dos atos.

c. A Planilha demonstrativa recepcionada na sede do SINOREG-SP após 60 (sessenta) dias do mês subsequente ao da pratica dos atos, será objeto de análise da Comissão Gestora do Fundo de Custeio do Registro Civil.

d. A Planilha deverá ser preenchida corretamente, legível e sem rasuras, devidamente assinada pelo Oficial que responde pela serventia e vistada pelo Juiz Corregedor Permanente. A identificação das assinaturas do Oficial e do Juiz é necessária e fundamental para o processo de ressarcimento.

e. Os documentos comprobatórios dos atos gratuitos praticados no cartório e integrantes da planilha demonstrativa deverão ser agrupados (organizados) de acordo com os itens correspondentes. "Esta Pratica Agiliza o Processo de Conferência"

2. Classificação de documentos e informações necessárias no processo de conferência.

a. Os documentos comprobatórios dos atos gratuitos praticados no cartório e integrantes da planilha demonstrativa deverão conter no mínimo as seguintes informações:

 Item 12 - Casamentos - Habilitação e Registro para pessoas declaradas pobres

> Cópia do Termo, onde deverá constar na margem esquerda "isento de custas e emolumentos", rubricada pelo oficial;

> Cópia do Memorial (Declaração dos Contraentes);

> Cópia da declaração de pobreza assinada pelo casal;

> Cópia da Página de Custas

 Item 13 - Registros - Interdição, Emancipação, Ausência, Opção de Nacionalidade

> Cópia do mandado constando à gratuidade no corpo do mandado e o certificado do registro (data de cumprimento, número do livro e termo).

 Item 14 - Mandado Judiciais

> Cópia do mandado constando à gratuidade no corpo do mandado (não pode ser carimbo) e o certificado da averbação (data de cumprimento, número do livro e termo).

 Item 15 - Retificação, Reconhecimento de Filho (com procedimento)

> Retificação por erro de grafia - cópia do requerimento, cópia dos documentos que comprovem o erro, conclusão do juiz e o certificado da averbação (data de cumprimento, número do livro e termo).

Obs. As retificações por erro da serventia, não são ressarcidas.

> Reconhecimento de Filho - Cópia do termo de reconhecimento, declaração de pobreza, conclusão do Ministério Publico e do Juiz, e o certificado da averbação (data de cumprimento, número do livro e termo).

Obs. Os procedimentos de alteração de patronímico por força do casamento serão ressarcidos como Mandados Judiciais.

 Item 16 - Certidões requisitadas por: Juiz de Direito, Promotor de Justiça, Delegado de Polícia, Defensor Público, Fundação CASA (antiga FEBEM) - Cópia da requisição e o certificado (data do atendimento, número do livro e termo)

  Item 17 - Certidões requisitadas por atestado de pobreza - Cópia da declaração de pobreza, onde deverá constar o nome do requerente e do requerido, o numero do livro e termo, e o certificado (data do atendimento, número do livro e termo)

Obs. As certidões deverão ser solicitadas pelo próprio interessado ou parente em 1° grau (pais, irmãos, filhos, avós).

 Item 18 - Certidões requisitadas pelo Serviço Social ou Conselho Tutelar -

> Serviço Social - Cópia da requisição assinada pelo Assistente Social, deverá constar o nome da certidão solicitada e o número do livro e termo, declaração de pobreza assinada pelo próprio interessado ou parente de 1° grau, e o certificado (data do atendimento, número do livro e termo)

Obs. As declarações de pobreza nesse caso não poderão ser assinadas pelo Assistente Social, apenas nos casos que o interessado esteja abrigado ou internado em alguma instituição.

> Conselho Tutelar - Cópia da requisição assinada pelo Conselheiro Tutelar, onde deverá constar o nome da criança e o ano de nascimento, e a certidão requisitada por maior de idade, deverá acompanhar declaração de pobreza, e o certificado (data do atendimento, número do livro e termo).

Pagamento da Suplementação da receita bruta mínima das Serventias Deficitárias

Deficitário é aquela serventia cuja receita bruta não atingir o equivalente a 10 (dez) salários mínimos mensais.

 1. Deverá encaminhar cópia do livro caixa onde deve constar o movimento mensal da serventia (balancete mensal demonstrativo de forma nítida, ou seja, legível e sem rasuras ou emendas)

2. Visto original do juiz em todas as cópias das folhas do livro diário (balancete mensal), caso o juiz assine somente o livro diário, serão aceitas cópias vistadas com autenticação.

3. Os dados no balancete devem estar completos, contendo as informações do 1° ao último dia do mês, mesmo que não haja movimento.

4. Colocar carimbo de identificação do cartório em todas as folhas que compõe o balancete mensal.

5. Constar na receita bruta da serventia o recebimento de emolumentos, somando todas as receitas de todos os serviços anexos, se o caixa for elaborado em livros distintos, enviar uma cópia de cada natureza (registral e notarial).

6. Fazer constar na receita bruta os valores repassados pelo SINOREG-SP, referente ao ressarcimento dos atos gratuitos praticados.

7. O cálculo da suplementação é feito da seguinte forma: somam-se a receita bruta da serventia mais o repasse do valor dos atos gratuitos. Caso o valor não atinja a receita mínima de dez salários, subtraia o valor obtido na soma da receita bruta, o resultado desse cálculo, será o valor a ser complementado pelo SINOREG-SP.

Exemplo:

Receita + Atos gratuitos = total

10 salários mínimos - total = suplementação

Itens Importantes:

1. Para o recebimento no dia 20, a planilha dos atos gratuitos deverá ser protocolada na sede do SINOREG-SP até o 5° dia útil do mês.

2. A planilha que for protocolada após o 5° dia útil, poderá ser ressarcida no último dia útil do mês da entrega da mesma, na sede do SINOREG-SP.

3. As planilhas com mais de 60 dias de atraso ao mês de referência, poderão ser ressarcidas, após análise da Comissão Gestora.

4. Organizar os documentos comprobatórios seguindo a mesma ordem dos itens da planilha (agrupá-los de acordo com o item a que se referem).

5. Não esquecer de assinar a planilha e solicitar o visto do Juiz Corregedor e identificar as assinaturas.

6. Mantenha seu cadastro atualizado, pois é de fundamental importância para efeito de pagamento e/ou esclarecimento de dúvidas.

7. Enviar, cópia da Ata da última correição efetuada no cartório.

8. Os pedidos por email sobre glosas, devem ser solicitados através do endereço eletrônico, conferencia@sinoregsp.org.br, do dia 20 até o último dia de cada mês.

9. O pagamento dos Atos gratuitos (repasse), somente será efetuado para as serventias que estiverem rigorosa e comprovadamente em dia com os recolhimentos ao Fundo de Custeio.

10. Para as serventias inadimplentes ou em atraso com os recolhimentos, o repasse ou pagamento dos atos gratuitos está condicionado à regularização da pendência. O valor do recolhimento será acrescido dos encargos previstos na legislação pertinente, e o repasse será efetuado somente no mês seguinte ao da regularização.

11. As divergências e/ou erros no preenchimento das planilhas e balancetes, bem como nos documentos comprobatórios, poderão ser regularizados impreterivelmente até o dia 18 de cada mês, no SINOREG-SP. Após esta data, o repasse poderá ser efetuado no último dia do mês subseqüente da realização do ato gratuito.

12. Balancetes: elaborar o balancete de forma bem legível, em especial os números componentes. As cópias reprográficas (Xerox) deverão ser legíveis. Os balancetes devem ser identificados, ou seja, constar o nome da serventia, de forma legível.

Estes procedimentos vão agilizar a conferência e o respectivo repasse.

Complemento dos procedimentos acima alinhados: Aos titulares ou designados para responder pelo expediente dos Cartórios do Registro Civil das Pessoas Naturais e Registro Civil das Pessoas Naturais e Anexos, sugerimos seja efetuada consulta às matérias pertinentes abaixo indicadas.

Provimento CG nº8/2000 de 21.02.2000, Trata se de modelo de Planilha demonstrativa dos atos gratuitos praticados, elaborado pelo SINOREG-SP (Modelo Padronizado).

Comunicado CG nº 608/2004, Cuida do rigor na análise da solicitação de Casamento Comunitário em ano de eleição, e utilização para fins políticos e/ou com indícios de conotação política, em qualquer época da realização do evento.

Comunicado 935/2005 - Modificado em parte pelo Parecer 47/2007-E (21/02/2007), Trata-se de pedido de manifestação do SINOREG-SP sobre a disponibilidade financeira para o ressarcimento, passa a ser de incumbência dos oficiais enviarem o pedido ao SINOREG-SP, e, com a resposta, remetê-lo ao Juiz Corregedor Permanente para a decisão. O encaminhamento do pedido ao SINOREG-SP deve ocorrer, com antecedência de até 60 (sessenta) dias da realização do evento, indicando a quantidade de casais contraentes, data e local da celebração.

Comunicado CG nº269/2007, estabelece o limite de Casamento Comunitário em até 300 casais por mês, além dos realizados nas serventias em caráter gratuito. NOTA: 300 (trezentos) casais por mês para todas as serventias do Estado de São Paulo.

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